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资金使用及报销管理制度

2017-08-18 弘成教育
公司资金使用及报销管理制度
 
 
一、目的
为了统一规范公司资金使用及报销流程,加强财务支出管理,本着可控、高效、简便、易行的原则,特制定本制度。
 
二、适用范围
适用于北京弘成立业科技股份有限公司、弘成科技发展有限公司、北京弘远博学科技有限公司三家公司,不包括弘成学苑。

三、全面预算管理平台
  公司所有借款、报销、合同管理、资产采购、呈批流程等事项申请,全部在预算管理平台申请并审批。
预算管理平台网址:http://budget.chinaedu.net/Shared/Index.aspx 登录名及密码为域登录名和密码。
 
四、责任人及职责
4.1各项业务的经办人员、负责人或各部门行政联络人员对其所负责的项目或部门的所有费用报销、借款等业务事项按照审批权限执行富策审批流程。
4.2各部门一级领导对本部门费用支出的真实性、合理性负责,并记入其KPI考核指标。
4.3财务部负责制定有关报销流程及制度,审核单据的准确性及发票的合规性,支付借款及报销,以及催收个人借款及有效发票。
 
五、借款申请及审批权限: 
5.1借款申请
5.1.1当个人因公司业务确需借款时,应在预算管理平台中提交申请,且需清晰备注借款事由、预计使用时间及金额明细。
5.1.2借款人如果未能及时清偿个人名下全部借款,将不得再行申请借款。 
5.1.3借款人应于借款后一个月内及时还款或报销,如超过两个月仍未清理个人借款参照本制度第九条处理。 
5.1.4财务部建立内部催款制度,每月末由出纳制作个人欠款情况表,逐一发送各借款人并抄送财务总监及各借款人部门一级领导,部门一级领导有责任督促借款人及时还款。
5.2借款审批权限
借款审批权限如下表所示,大于或者等于10000元的借款需要审批至CFO:
表一
职务 金额﹤10000元 ≧10000元
副总裁/部门总监
财务经理
财务总监
CFO  


六、报销及审批权限
6.1 报销
6.1.1 报销流程
6.1.1.1 个人在报销款项时,必须按要求填写报销流程,并明确清账、汇款、现金或支票等字样,可参照《富策系统使用指南》。
6.1.1.2 当报销流程显示到会计:打印流程批单,将发票粘贴于背面,交到财务部会计处审核。
6.1.1.3 会计审核完毕,将票据交财务经理审核。
        6.1.1.4 财务经理审核后,特殊业务,需要财务总监和CFO进一步审核发票,报销人在票据登记簿进行票据交接登记,由财务经理负责后续票据传递。
        6.1.1.5 报销人应时时关注自己的报销流程,当系统显示最终审批已经完成,报销人应打印完成流程批单,连同发票原件、合同复印件等必要附件,及时到财务部登记并将单据投入单据箱,等待出纳付款。
6.1.2午餐补助报销:公司每个月的午餐补助,需经部门一级领导及人力资源部审批后,流程审批至财务总监即可付款。
6.1.3通信费报销:因业务需要公司给予特定人员一定额度的通信费报销,但所有通信费必须提供由运营商提供的正规发票报销,在固定额度内按每月账单实报实销,充值发票不予报销。具体的报销标准如下表:
 
表二
职级 额度 备注
副总裁 500元/月  
总监 350元/月  
副总监 200元/月  
部门经理 150元/月  
营销、业务部门人员 100元/月 需报董事长/CEO呈批,并经财务部备案
其他人员(视工作需要) 50元/月 需报董事长/CEO呈批,并经财务部备案
 
注明:
1、如确因工作需要导致当月话费超出限定标准时,需经部门一级领导和财务总监批准后可以报销超标部分。  
2、根据通信情况的变化,报销标准可进一步调整。 
3、本制度下发之日起所有制度外通信费报销标准一律废止,有报销需求的需要重新呈批,且呈批件有效期为每年的1月1日至12月31日,过期后(即每年)需重新呈批。 
6.1.4固定费用报销:固定费用是指每月发生金额基本固定或其计算原则是固定的,例如社保、住房公积金、税金、房租、水电、电话费、以及停车费等。
6.1.4.1社保、住房公积金需每月审批至董事长/CEO;
6.1.4.2税金审批至CFO;
6.1.4.3与租房相关的房租、物业费、水电费以及停车费等审批至CFO;
6.1.4.4对于个人补助性质且公司有明确制度规定或呈批费用,由各部门一级领导及主管会计、财务经理审批通过即可报销,但仍遵循表二所示报销标准。
6.1.5差旅费报销: 
6.1.5.1出差前应由部门一级领导审批通过后方可出差。火车票可以自行购买,飞机票由总裁办统一负责安排订票。差旅费借款及报销时必须在预算管理平台提交申请,上传《出差计划及出差总结》表,需详细填写起止时间、交通工具、住宿费、交通费、出差补助的金额及出差总结。
6.1.5.2出差补助区分为国内出差补助和国外出差补助。凡补助类报销必须和其他差旅费同单据报销,否则不予报销。国内部分补助报销时不需要提供发票,国外补助报销需要提供结算单据。 
6.1.5.3出差人员乘坐交通工具应本着快捷、节约的原则。在选择交通工具时,建议乘动车高铁可6小时到达的,优先选择动车高铁,火车需要6小时以上能到达的,可乘飞机,如机票价格低于高铁二等座价格,可选择飞机出行,动车高铁一律乘坐二等座,飞机一律乘用经济舱; 如果自行开车或者租车产生的支出,以乘坐公共交通工具(高铁、城际大巴)的标准为限,超额部分需自行承担。出差时建议选乘机场大巴或地铁至机场、火车站,如未乘坐公共交通工具需备注原因。
6.1.5.4国外出差(含港、澳、台)住宿标准为每人每天不超过200美元或不超过50%的货币补助。国外出差补助标准为每人每天50美元,按照早、中、晚三餐10、20、20的标准分配。国内出差补助标准为每人每天80元,按照早、中、晚三餐20、30、30的标准分配。午餐、晚餐补助分别以14:00及18:00以后到京为准。对于出差期间发生招待行为的,应按照上述分配标准给予相应金额的扣除。招待费必须和出差费用同时报销,并应在发票背面用铅笔备注参加招待的公司员名单、客人人数和招待所属的三餐次数。本着经济合理的原则,公司规定住宿标准相同的同性别员工须同住一间客房国内住宿标准如下:
 
表三
职务 A类地区 B类地区 C类地区
副总监及以上 450 350 300
副总监以下 350 300 250
 
A类地区:北京、上海、广州、深圳   
B类地区:A类地区以外的各省省会、直辖市以及其计划单列市 
   C类地区:除A、B以外的其他城市 
6.1.5.5对于住宿标准或出差补助超出标准的,必须经董事长/CEO书面呈批或邮件批准后财务部方能给予报销。 
6.1.5.6出差期间,原在公司的午餐补助一律不再发放。 
6.1.6招待费/礼品费报销:公司所有招待费用报销必须在预算管理平台提交申请,招待费报销时须将点菜单据作为附件上传,同时注明招待单位及招待人数。请注意客人与公司陪同招待人数应该基本对等。请杜绝大量公司人陪少数客人共餐,除接待对方高级领导外。招待费人均参考标准见表四,超额部分无董事长/CEO特别批准不予报销。 公司所有礼品费报销必须通过富策或其他形式的(如邮件)进行事前呈批,批准后方可提交报销申请。礼品标准由各部门一级领导拟定并呈批至董事长或CEO,无呈批不予报销。
表四
对方职级 招待标准
厅局级及以上 300元/人
副局级 200元/人
正处级 150元/人
副处级 100元/人
科级及以下 50元/人
 
 
6.1.7交通费报销:交通费是指在北京市范围内因业务需要发生市内交通费,包括打车费、公交、地铁等。但是出差去车站发生的上述费用应同差旅费一同报销,不在此列示范围。公司原则上不允许打车,应尽可能采用地铁、公交等交通方式出行。确因工作需要应提前向部门一级领导请示后方能打车。交通费每月报销一次,当月费用次月一次性报销。出租车报销需注明起止地点,如因特殊情况产生加班打车费用,报销原则为每人每天不超过40元,如打车时间晚于末班地铁,可全额报销。
6.1.8会议费报销:会议费包含外出参加会议和自行组织会议两种,外出参加会议产生的会议费用报销时,需出示会议通知或邀请函。当自行组织会议发生会议费用时,应出具会议预算和项目计划书。根据《合同审批制度》,当会议金额超过2000元时应出具由CFO、董事长/CEO签批的呈批件或者会议组织合同,对于呈批项目中有单项超过2000元的项目时,应与对方签订商务合同,例如酒店费用。
6.1.9培训费报销:培训费是指我公司人员接受外部培训发生的费用。根据《合同审批制度》,当培训费金额超过2000元时应出具由CFO、董事长/CEO签批的合同或者呈批件。   
6.1.10 资产采购报销:资产采购请参考第七项。根据《合同审批制度》,当资产采购金额超过2000元时应出具由CFO、董事长/CEO签批的合同或者呈批件。 
6.1.11 广告宣传、公关活动报销:广告宣传或者公关活动根据《合同审批制度》,当广告宣传或者公关活动金额超过2000元时应出具由CFO、董事长/CEO签批的合同或者呈批件。 
6.1.12 捐赠报销:根据《合同审批制度》,当捐赠金额超过2000元时应出具由CFO、董事长/CEO签批的合同或者呈批件。  对于出示呈批件以及商务合同的会议费报销时董事长/CEO不再重复审批。   
6.1.13装修报销:根据《合同审批制度》,当装修金额超过2000元时应出具由CFO、董事长/CEO签批的合同或者呈批件。
       6.1.14  劳务费报销:公司的所有劳务、临时工费用,需要得到人力资源部的审核批准。凡是在总部列支的劳务、临时工费用,且由总部做纳税申报的,需在月底的最后一个工作日将项目明细的电子版发送至人力资源部予以全员纳税明细申报,明细包括:部门、姓名、身份证号码、税前金额、税金、税后金额。 
6.1.15 办公费报销:原则上办公用品应由各部门行政联络人每月统计需求,然后由行政部统一采购、报销。对于因需要自行购买办公用品报销时必须由行政部负责人签字确认,方能按权限进行相关审批。对于购买办公用品单件超过500元或报销总额超过1000元时需要审批至董事长/CEO。所有办公费报销必须在发票后附对应金额的由卖方出具的办公用品明细清单,否则一律视为招待费。走招待费报销流程。
6.1.16 公司专有车辆发生的油费、过路费:此两项的每月累计费用无论金额大小均需要行政主管/CEO审批后方能给予报销。 
6.1.17 内部资金调拨及网院款项支付审批:本制度适用范围内各公司间资金往来以及单一公司内不同账户间资金往来由财务总监审批通过即可。对于给付网院的成本以及给付各项目的备用金需审批至董事长/CEO。 
6.1.18 投标保证金审批:各业务部门需要支付投标保证金时,需出示招标文件并审批至CFO后方能支付,完成投标后需要在招标文件规定时间内将保证金退回。           
6.1.19 细则未能明确的其他事项:需审批至董事长/CEO,方能给予报销。
 
6.2报销的审批权限:
6.2.1差旅费报销金额大于等于3000元时需审批至董事长/CEO。
6.2.2资产采购报销大于等于50000元时需审批至董事长/CEO。
6.2.3除以上两项外其他项目的报销金额大于等于1000元时需审批至董事长/CEO。
 
七、固定资产财务处理办法:固定资产采购原则上不应由个人发生,应由行政部统一采购。相关制度详见《资产管理办法》、《公司商务采购管理办法(试行)》。 
7.1固定资产是指使用期限超过一年,及单位价值在2000元及以上,在使用过程中保持原有实物形态的资产。   
7.2固定资产采购时,采购人须凭发票、验收单以及资产明细清单到财务报销,清单内容必须明确各单件价格。例如采购台式机电脑一台,应明确区分显示器和主机的价格。   
7.3凡是达不到固定资产标准的实物资产,单件金额人民币300元及以上的,按低值易耗品核算,实物管理部门等同固定资产进行实物台账管理(数量金额式)。   
7.4低值易耗品在财务核算上应该分办公家具、电子设备、工具器具、其他四类,并进行金额式核算。 
  7.5单次批量购买非固定资产的资产物品总额在人民币3万-30万元之间的,应在不少于1个季度但不超过1年内摊销,30万及以上的摊销期应为1年。每月底摊销低值易耗品时,应附上摊销资产的明细清单作为凭证附件。   
7.6所有固定资产的卡片必须单件入账;成套购买固定资产时,应按照拆分后的单件录入固定资产卡片。   
7.7行政部应在固定资产验收单上注明资产行政编号,财务部录入固定资产卡片时,将行政部的资产编号记录到卡片的备注中,然后在每月底将该月增加的固定资产的财务编号通知行政部登记,以便盘点时核对。   
7.8固定资产调拨、报废、丢失等,行政部应将相关审批确认后的单据转交给财务部,作为财务部记账依据。   
7.9此前已经入账的固定资产、低值易耗品不再调整。原固定资产管理制度中与此不一致的地方,以本通知为准。
 
八、票据规范
8.1 发票必须合法合规,真实有效;
8.2 发票抬头必须开具公司全称;
8.3 发票不得涂改,否则不予报销;
8.4 机票,火车票发票,抬头必须为公司内部员工,非本公司员工姓名不予报销;
8.5 通讯费发票抬头必须开具公司名称,非公司名称不予报销;
8.6 只允许报销本年度内费用,因合理原因,确实无法在年底前完成报销,需要提前在财务部负责会计处进行备案申请,以便财务部进行预提处理,并在次年1月 15日前完成报销;
8.7 服务费,会议费,培训费,资产采购,广告宣传,公关活动,装修费,办公费必须开具增值税专用发票。
 
九、报销时效要求
9.1 所有费用及差旅费需在发生后一个月内报销;
9.2 固定费用如通讯费,交通费不晚于季度结束后25天内报销,例如:2019年1-3月的通讯费,报销截止日为2019年4月25日;年末12月 25日后取得的发票,仅在年底前在财务备案过的费用允许在次年15日前予以报销。
 
超过以上规定时间需由部门一级领导及财务经理确认后,向人力资源部捐献欢乐基金50元/笔。超过两个月的报销向人力资源部捐献欢乐基金100元/笔,原则上超过两个月将不予报销。
 
十、本制度自2019122日开始执行,自执行日起原有资金使用及报销制度同时废止。