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固定资产管理办法

2019-01-22 弘成教育
目的:规范公司固定资产及低值易耗品(以下简称资产)的管理,规范管理程序。
适用范围:本规定适用北京弘成立业科技股份有限公司、弘成科技发展有限公司、北京弘远博学科技有限公司三家公司
 
第一章 固定资产管理
 
第一条 固定资产是指使用期限超过一年,及单位价值在1000元及以上,有使用过程中保持原有实物形态的资产。凡是达不到固定资产标准的实物资产,单件金额人民币300元及以上的,财务按低值易耗品计,但实物管理按固定资产进行管理。

第二条 分类及编号
  1、办公家具类(台、椅、柜等)--01类
    编号方式为:HCKJ-01-X X X X(X代表数字序列号)
  2、办公设备类(复印机、传真机等)--02类
    编号方式为:HCKJ-02-X X X X
  3、摄录器材类(录像机、照相机、录音机等)--03类
    编号方式为:HCKJ-03-X X X X
  4、电脑类(台式、笔记本等)--04类
    PC机编号方式为:HCKJ-04-X X X X
    手提电脑编号方式为:HCKJ-04-LAPTOP-X X X X
  5、软件类—05类
    编号方式为:HCKJ-05-X X X X
  6、其它类(投影仪、刻录机等)--06类
    编号方式为:HCKJ-06-X X X X
  7、服务器类—07类
    编号方式为:HCKJ-07-X X X X
  8、网络设备(路由器、千兆交换机等)―08类
    编号方式为:HCKJ-08-X X X X

第三条 固定资产的计价
  1、公司购建的固定资产的计价应当以原始价值为准,即公司获得该项固定资产所发生的全部实际支出,包括购建支出或进货价格,加上运杂费、安装费和调试费等。
  2、接受其他单位投资转入的固定资产,应按评估确认或者合同、协议约定的价格登帐。
  3、接受捐赠的固定资产,应按照同类资产的市场价格,或根据所提供的有关凭据登帐。接受固定资产时发生的各项费用,应当计入固定资产价值。
  4、盘盈的固定资产,应按重置完全价值登帐。

第四条 公司设置固定资产明细帐对固定资产进行分类管理,按固定资产的类别、使用部门和每项固定资产进行明细核算。对各个部门能够分享使用的固定资产如扫描仪、投影仪、照相机等,应由行政部列于清单之内,置于网上供全体员工查询。

第五条 固定资产的管理体系与职责
  1、固定资产的实物管理由公司行政部统一监管,行政部经理负责,并由公司固定资产管理员负责具体管理。
  2、各部门行政助理、分公司行政人员即为各部门固定资产管理员,并由其负责监督、检查部门内固定资产的具体管理。
  3、行政部设公司固定资产总台帐并设分台帐。各分公司购置资产须经集团行政部审核确认,并将采购清单备份给集团行政部,采购之后须由分公司资产管理人员按照集团资产管理办法对资产编号登记设分公司资产台帐,且须将台帐备份交由集团行政部备案。各分公司资产有增配、报废等变动情况的,须及时变更台帐并及时告知集团行政部。各分公司须按照集团资产管理办法每季度清查资产、每半年盘点资产并做盘点报告,年底进行总清查和总盘点,并做盘点报告,年底将资产盘点报告及资产台帐备份交由集团行政部备案。
  4、固定资产的管理职责:
   (1)谁使用谁管理: 建立固定资产使用档案。使用者应从始至终对自己所领用的物品进行维护和管理,不能丢失、随意拆卸或故意损坏。借用他人所管物品时,应管好、用好,并及时归还。调离所在部门应办清一切移交手续,部门负责人须在移交清单上签字。
   (2)部门负责人对部门资产总负责: 部门负责人有义务、有责任监督管理部门内的所有固定资产。部门内的物品不得丢失,借出物品应限期追还。遇有物品损坏时,应分清原因和责任及时上报、维修或报损。
  5、固定资产的采购支付:
   (1)01-03类资产在采购、增配、修理等环节中所发生的全部费用由申请部门或人员按公司相关审批流程审批通过后汇集至行政经理处,由其统一对外支付。
   (2)04-06类资产(05类按公司《软件产品采购规范》执行)在采购、增配、修理等环节中所发生的全部费用由申请部门或人员按公司相关审批流程审批通过后汇集至系统部经理审核后报公司行政部,由公司行政部统一对外支付。
   (3)07-08类资产采购、增配、修理,采购前须由行政部及系统部多方询价达成一致意见后方可采买,其所发生的全部费用由系统部相关人员按照公司相关审批流程报批并对外支付。

第六条 固定资产的购置(见附件一)
  1、购置申请:需求部门提出所需购置资产的使用及配置要求并申请购置。
  2、购置单位:01 -02类与办公有关的设备由行政部负责采购;03 -08类(除05类外。05类按公司《软件产品采购规范》执行)的资本性采购如服务器的技术性设备及PC机、手提电脑等相关设备由公司系统部协助行政部进行采购。
  3、固定资产购置:
固定资产的采购应按照ISO9000相关文件要求进行管理。首先要在公司的《合格供方目录》及供方评价表(附件二)中所列出的供应商处进行市场询价,若价格或服务达不到使用要求,方可在此名单之外进行市场询价。
   (1)购置:资产申请人填写《资产采购申请表》(见附件三);行政部负责对资产审核;系统部和行政部分别进行市场询价;行政部负责最终的采购。
   非常规低值(小于5万元)物品购置:
   应考虑设备的可靠性,安全性,实用性和性能价格比,多家询价,在技术指标相近的同类设备中,应尽量集中选择同样厂家的产品,以便集中管理和后期维修。
   非常规高值(大于等于5万元)物品购置:
   应采用邀标方式进行选择。
   (2)签订订货合同:如遇到需签订订货合同情况时,应认真清楚地填写合同中的执行细则,不能给公司造成不利后果。签订的合同需经公司法务部及公司领导批准并备案。
  4、固定资产的验收:
   (1)验收:01 -02类办公用资产由行政部负责验收;03 -08类(05类除外。05类按公司《软件产品采购规范》执行)有关的技术性资产由公司系统部、行政部及申请单位共同验收。新购资产应开箱检验。查验外观和附件、备件的数量;清点技术资料、保修卡等;以上齐全无误后,应做进一步检验,如安装、加电等,严格按其技术指标测试检定。
   (2)验收合格的设备由检验人员填写《固定资产验收单》(见附件四);验收不合格的应立即通知资产购置人员(附测试记录);无条件验收的设备应委托相关部门或上级有关部门验收。
   (3)验收不合格的设备应由资产购置人员办理调换手续,质量低劣的应坚持退货。
  5、建档入库与支付:
   (1)经验收合格后的资产由行政部对其实物管理的资产进行编号登记造册(《固定资产台帐》见附件五),同时收取《固定资产验收单》;并按公司财务规定由行政部进行资产支付。
   (2)资产领用人员及保管人员需办理领用手续后(《资产领用单》见附件六),才能领取使用。各部门之间固定资产调拨必须由行政部和系统部开具固定资产内部调拨单,经有关部门签字方可进行。
   (3)固定资产的库存与盘点:固定资产1年进行全面盘点一次,并作盘点报告,对盘点盈亏及其使用状态进行说明。

第七条 固定资产的变更/调拔(见附件七)
  1、变更/调拔申请:集团内各公司及部门间因业务、人事调整等因素需进行固定资产调拔/变更的,可由任何一方提出申请,并填写《固定资产变更/调拔单》(见附件八);经资产转入方确认资产后由申请方及资产转入方部门负责人在《固定资产变更/调拔单》上签字后交公司行政部。
  2、审批:固定资产转移申请经系统部或行政部对资产进行核验后在获得行政部经理批准后,资产调拔双方可进行资产的移交。
  3、行政部及财务部负责修改固定资产台帐并进行资产的转档。
  4、未经行政部允许任何部门及人员均不得私自变更/调拔固定资产。

第八条 资产的维修与增配(见附件九)
  1、维修与增配申请:当办公设备出现故障或配置较低影响正常使用及工作开展的,均可由设备使用者或保管者填写《固定资产维修单》(见附件十)申请设备维修或增配。01 -02类设备由所在部门负责人审批签字后交公司行政部;03 -08类(05类按公司《软件产品采购规范》执行)设备由所在部门负责人审批签字后交公司系统部和行政部。
  2、审核:系统部或行政部根据申请单,对设备进行检查并提出初步处理意见;系统部和行政部对维修原因、维修及增配进行估价审核与查询后按流程报批。
  3、送修:设备在送修前,送修人应先向行政部借用该设备的保修卡、购物发票复印件后将设备送至维修部门进行维修。
  4、验收与领用:维修及增配后的设备必须经系统部(或行政部)检验合格后,并在维修单上签字;领用人在确认后签字领用。
  5、记录归档与支付:经维修或增配验收合格的设备,行政部负责做相关维修或增配记录的归档、保修卡的回收工作。
  6、费用支付:使用者或保管者填写相关支付申请单,经批准后由行政部统一对外支付。
  7、设备使用人未经行政部及系统部允许均不得私自拆修、增配设备;否则所发生的相关费用由使用者个人支付,公司不予报销。

第九条 固定资产的封停
  1、申请封停:设备闲置不用时,设备使用人或保管人可申请退库,经部门经理同意后,报公司行政部。
  2、行政部经理同意后方可办理封停。
  3、验收:封停的固定资产经系统部按《固定资产台帐》中资产的配置记录验收合格后,方可办理退库手续;否则不予退库。
  4、退库:行政部将封停的设备存放在仓库,并在设备上贴固定资产封停标签。
  5、修改固定资产帐;封存使用档案,将资产列入闲置资产栏中。

第十条 固定资产的报废(见附件十一)
  1、报废的范围:
   (1)凡设备自然老化(年限已到或技术上已被淘汰),可申请报废。
   (2)凡设备损坏已无法使用的,或设备维修费用是原值、残值的80%以上,经系统部和行政部检查属实并上报公司领导批审后,方可申请报废。
  2、申请报废:各部门申请固定资产报废,需填写《设备报废申请表》(见附件十二)。
  3、审批:《设备报废申请表》需申请部门负责人签字后报行政部。
  4、办理固定资产报废手续:
   (1)将报废的固定资产交到行政部,经行政部及系统部对申请报废设备进行审核后确认需要报废后,报财务及公司领导审批;经行政部及系统部对申请报废设备进行效费比审核后认为在维修或升级后仍可继续使用的则不予报废。
   (2)获准报废的设备由行政部在报废的仪器设备上贴报废标签。
   (3)销帐:行政部、财务部同时销帐。

第十一条 固定资产的丢失、人为损坏处理规定(见附件十三)
  1、名词解释:
  资产价值:依据资产原值及使用年限,结合当时相近商品的市场价进行估价,由财务部提供。
  意外案件:因公外出持资产,在做了必要的预防措施下遭抢劫或被盗的属意外案件。
  个人管理不善:因公外出持资产,由于当事人未做预防措施发生的被盗属个人管理不善。例如:将笔记本放置在行李架上、旁边座位上或将笔记本放在车内,可被外人看到或判断出价值的等情况都属个人管理不善。
  2、丢失申报:责任人在两周内填写《资产丢失申报表》(见附件十四),详述丢失时间、地点、原因并附报案证明材料,行政部参照下述赔偿原则给出处理建议并报请公司领导批准。
  3、人为损坏申报:责任人在两周内填写《资产人为损坏赔偿申报表》(见附件十五),详述损坏经过, 并附维修商出具的检测维修证明,经部门负责人签字后报行政部。
  4、责任鉴定:行政部根据责任人的申报表及相关文件后,鉴定相关责任,并根据公司的赔偿原则给予处理意见并报公司领导审批。
  5、反馈:行政部负责归档相关文件和帐务处理;将处理意见反馈责任人及人力资源部, 由人力资源部执行扣款手续。 
  6、赔偿原则:
   不可抗力免赔原则:因不可抗因素(战争、火灾、地震等突发事件)造成的丢失或损坏,可免于赔偿,损失由使用部门承担。
   意外案件丢失赔偿原则: 因公外出持资产,遭抢劫或被盗,当事人在取得公安机关报案证明材料的同时, 需承担资产估值的10%的赔偿金,最高赔偿额不高于1万元, 不足500元, 按500元赔偿,其余损失由部门承担。
   个人管理不善丢失赔偿原则:原值在500元以下的资产, 按原值赔偿。 原值在500元以上的资产,当事人承担估值的50%, 最高赔偿额不高于2万元, 不足500元, 按500元赔偿, 其余损失由部门承担。     
   人为损坏赔偿原则: 维修费在500元以下的资产,按实际发生额赔偿; 维修费在500元(含)以上的资产,责任人按维修费用的50%进行赔偿,最低赔偿500元,最高不高于2万元,其余损失由部门承担。
逾期不申报处理原则:资产丢失或人为损坏逾期未申报的,责任人加罚100元, 每超期一个月加罚100元,并予以部门或公司内通报。

第十二条 固定资产的分类及折旧
  1、固定资产分类及折旧年限
固定资产类别 折旧年限(年)
房屋建筑物 30
机器设备 10
运输设备 5
电子设备 5
其他设备 5
2、固定资产从投入使用的次月起按月计提折旧,停止使用的固定资产从停用的次月起停止计提折旧。
  3、财务部每月应将固定资产折旧金额记入固定资产明细帐。

第十三条 固定资产盘盈盘亏报废管理 
  行政部要每季度清查公司资产,每半年进行资产盘点,并做盘点报告,行政部与财务部每年年末要对公司的固定资进行总清查与总盘点。公司清查出的盘亏、报废及盘盈固定资产,由公司固定资产管理部门(行政部)写出书面报告,经财务总监审查,查明原因后,报财务副总裁和总裁批准后,送财务部做帐务处理。
 
第二章 低值易耗品管理
 
第一条 低值易耗品的含意及范围
  1、低值易耗品的含义:经营管理而持有的、使用期限在一年以下的,单位价值人民币1000元(不含)以下且不属于成批量购置的大宗物品,不属于固定资产范围内的物品确认为低值资产。它是由消耗品和耐用品两部分组成。消耗品指使用时间在一年以下的低值易耗品。耐用品指使用时间超过一年以上且在使用过程中保持原有实物形态的资产的低值易耗品。
  2、低值易耗品范围:
   a、耐用低值易耗品:
    测量仪器、仪表、量具、维修工具等;
    打印机、碎纸机、电话等
    扫描仪、移动硬盘、U盘等
    百兆交换机、HUB、Modem等
   b、其它低值易耗品:
    文艺、体育用品;
    办公用品,如:硒鼓、打印复印纸、笔、光盘等;
    卫生用品、清洁用品、劳动保护用品。

第二条 耐用低值易耗品的采购与管理
  按固定资产管理流程执行

第三条 其它低值易耗品
  1、管理
  已经领用的物品由领用者个人保管;作为备用的物品由各部门行政助理统一存放。物品领用必须填写物品领用单,备用的物品由行政助理负责统计。
  2、申请与采购
   (1)申请
   部门及人员将所需购买物品种类及数量有月中时报给部门行政助理,行政助理将部门所需全部低值易耗品的种类与数量汇成清单并在公司指定购买单位网站进行价格与规格查询,查询的结果部门领导签字后交公司行政部行政助理;行政部行政助理将公司各部门的采购清单按部门汇总后交行政经理审批后方可采购。
   (2)采购
   物品的采购统一由公司行政部在公司指定的供货商处购买;供应商处不能提供的物品,行政部需选择其它合格的供货商并进行采购活动。
   (3)验收
   采购的物品到货后,由物品申请人和行政部共同对物品的品牌、外观、型号、数量、合格证进行验收验收,验收货物完成后,需从行政部办理相关入、出库和领用手续。
   如发现采购物品存在质量问题或不满足使用要求,应对不合格物品进行标识和隔离。行政部负责处理,可采取退换、降价接受、降级使用等处置方法。必要时,应重新对供货方进行评价,更换供方。
   (4)支付
   公司行政部负责所采购物品的财务支付。
   (5)领用
   员工领用低值易耗物品时,需在各部门行政助理处填写《低值易耗物品借用单》或登记后方可领用。

第四条 低值易耗品的移交、调拨、报损、报废、丢失与赔偿
  在发生人员变动、部门调整以及发生低值易耗品发生损坏、不能再使用或丢失等问题时,按第一章的固定资产管理办法中相关条款执行。